メールサーバーの管理者なら内容を把握することが可能

会社の休み時間、パソコンから社員用のメールアドレスでプライベートのメールを送っている人もいるかもしれません。しかし、こうした行為は注意した方が良いでしょう。というのも、会社の同僚にメールの中身を読まれてしまう可能性があるからです。例えば、社内にメール用のサーバーが設置されている場合、そのサーバーの管理者であればサーバーを通過するメールの内容を逐一チェックすることができます。もちろん倫理的には読まないのが普通ですが、社員用のアドレスで私信が送られているかをチェックするためという名目で覗かれていてもおかしくありません。社内情報の漏洩というリスクを考えると、会社のパソコンを使って私信を送るという行為は取り締まった方が良いからです。

自身のスマホか外部のメールサービスを通して送る

では、同僚にメールを覗かれないためにはどうすればいいのでしょうか。やはり会社のパソコン、そして社員用のメールアドレスは使わず、自分のスマホからメールをするのが一番安全と言えるでしょう。しかし、顧客の個人情報を扱っているオフィスの場合、スマホを持ち込むことが禁止されているかもしれません。この場合、会社のパソコンを使って外部のメールサービスを通じてメールを送るのが良いでしょう。社内にいるサーバー管理者は社員がメールサービスにアクセスしたことまではわかりますが、そこからどのような内容のメールを送信したのかということについては調べられません。受信する場合も同様です。私信のメールをやり取りする際は気を付けましょう。

ちょっとした油断で、個人情報が流出してしまう事があります。個人情報が書かれた書類は必ず、シュレッダーで裁断をして捨てるようにすると良いでしょう。